Inspectierapport: informatiehuishouding Douane is goed op weg, maar kan beter
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft in maart en april van dit jaar onderzoek gedaan naar de informatiehuishouding bij de Douane. De Inspectie ging daarnaast ook langs bij andere overheidsorganisaties. Tijdens dit onderzoek keek de Inspectie of de informatiehuishouding van de Douane voldoet aan de Archiefwet 1995. Uit het rapport blijkt dat de Douane goed op weg is, maar nog wel enkele zaken moet verbeteren.
De Douane en andere overheidsorganisaties beschikken over zeeën aan informatie. Het is belangrijk om deze informatie goed te beheren. Zowel voor burgers en bedrijven, als voor de Douane zelf en andere diensten is dit van belang. Door goed te archiveren, blijft bijvoorbeeld transparant hoe besluiten tot stand komen. Goed informatiebeheer is nodig om goed te functioneren en verantwoording af te leggen. In de Archiefwet staat hoe een overheidsorganisatie dit moet doen. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed controleert of dit goed gebeurt.
Voldoet een organisatie onvoldoende aan de wet? Dan helpt de Inspectie de organisatie op weg en laat zien hoe het beheer van informatie verbeterd kan worden.
Rapport over de Douane
Over de Douane schrijft de Inspectie in haar rapport: “De Douane beheert het grootste deel van de overheidsinformatie duurzaam toegankelijk. Daarmee is deze informatie vindbaar en bruikbaar.”
Maar er is ook ruimte voor verbetering. Eén van de aanbevelingen van de Inspectie: “Ook moet de organisatie werken aan een actueel, samenhangend en compleet overzicht van alle overheidsinformatie. Hierbij moet helder zijn welke informatie onder beheer van de Belastingdienst is gebleven en welke (sinds de ontvlechting in 2022) onder de Douane valt.”
Aan de slag met verbeteringen
In een reactie op het rapport laat Nanette van Schelven (Directeur-Generaal Douane) weten blij te zijn met de resultaten en de aanbevelingen. Ze geeft aan dat de Douane de verbeteringen zal doorvoeren door aan te sluiten bij trajecten die al lopen binnen de organisatie. Het CIO-office van de Douane werkt aan een aanpak om de verbeteringen via aanpassing van bestaande plannen te coördineren. “Deze aanpak heeft drie hoofdcomponenten, namelijk het uitwerken van verantwoordelijkheden via de inrichting van de datagovernance, het creëren van een totaaloverzicht op de beheerde informatie en een aanpak op de onbeheerde informatie. In deze drie trajecten verwacht de Douane veel van de aanbevelingen te realiseren en voor de overige aanbevelingen de randvoorwaarden te creëren.”
Lees hier het bericht van de Inspectie en het rapport.