Directie bedrijfsvoering
De directie bedrijfsvoering draagt actief bij aan het uitvoeren van de kerntaken en basisactiviteiten van de Douane. De directie ondersteunt de organisatie onder andere op het gebied van HR, communicatie, integriteit, huisvesting en de inzet van strategische middelen.
De directie bestaat uit 6 teams en de Douane Landelijke Serviceorganisatie (DLSO). De directeur bedrijfsvoering, lid van het bestuur van de Douane, stuurt deze directie aan.
Team 1: strategische middelen, huisvesting, managementondersteuning en DAIC
De Douane controleert goederen die de grens over gaan. Daarbij gebruiken we scan- en detectieapparatuur en allerlei zogenoemde strategische middelen, zoals drones, boten, het uniform en speurhonden. Team 1 houdt zich onder andere bezig met de inzet van die apparatuur, van het kopen van de apparatuur tot het opleiden en informeren van medewerkers die ermee werken. Ook zorgt dit team ervoor dat de strategische middelen goed kunnen worden gebruikt in de praktijk. Hiervoor maakt het team bijvoorbeeld beleid en werkinstructies.
Daarnaast houdt team 1 zich bezig met huisvesting en facilitaire zaken. Het team coördineert bijvoorbeeld van inrichting van onze kantoren. De managementassistentes uit dit team ondersteunen de teamleiders. Ook werkt het team aan beschrijvingen van processen en aan een kwaliteitsmanagementsysteem. Met de beschrijvingen van deze processen zorgen we meer grip en zicht en op de processen in ons werk. Het doel: meer uniform werken en meer kwaliteit leveren. Dit noemen we Douane aantoonbaar in Control (DAIC).
Team 2: integriteit en integrale beveiliging (I&IB)
Zogenoemde ‘integriteitsrisico’s’, zoals problemen met ondermijnende criminaliteit, horen bij het douanewerk. De Douane houdt zicht op goederen die de grens overgaan. Illegale zaken zoals drugs kunnen meeliften met ‘gewone’ spullen. De Douane is daarom interessant voor criminelen. We hebben bijvoorbeeld toegang tot haventerreinen en systemen met belangrijke informatie.
Team 2 zorgt ervoor dat de organisatie en medewerkers zich bewust zijn van de risico’s van het werk. En dat ze zo goed mogelijk beschermd zijn tegen die risico’s. Dit doet het team onder andere door gedragsregels te maken, bijvoorbeeld voor het gebruik van sociale media. Ook maakt het team andere hulpmiddelen en organiseert het workshops en trainingen, bijvoorbeeld een workshops over omgaan met morele dilemma’s of een opleiding tot vertrouwenspersoon.
Integrale beveiliging is ook onderdeel van het werk van dit team. Dit gaat bijvoorbeeld om de fysieke beveiliging van onze kantoren met een passensysteem en beveiligers. En om de beveiliging van systemen en data door informatiebeveiliging. Ook houdt het team zich bezig met de screening van medewerkers.
Team 3: human resources
Team human resources is verantwoordelijk voor het vinden, werven en houden van medewerkers die geschikt zijn én blijven voor het werk van de Douane. Hiervoor werkt het team bijvoorbeeld samen met het team communicatie aan campagnes om personeel te werven. Ook werkt dit team aan een stage- en traineebureau.
Daarnaast zorgt dit team ervoor dat medewerkers een gezonde en veilige werkomgeving hebben. Niet alleen op kantoor, maar juist ook bij complexe en meer gevaarlijke werkomstandigheden. Bijvoorbeeld als douaniers ‘op hoogte’ moeten werken, op een container in de haven. Verder houdt HR zich bezig met zogenoemde duurzame inzetbaarheid, dus dat medewerkers hun werk nu en in de toekomst gezond en met plezier kunnen doen. Het team houdt zich daarvoor onder andere bezig met continu leren en ontwikkelen en de vitaliteit van medewerkers.
Ook vindt de Douane het belangrijk om een inclusieve organisatie te zijn, dus een organisatie waar iedereen zich welkom voelt en erbij hoort. Waar verschillen worden gewaardeerd en iedereen gelijk is. We vinden dit belangrijk omdat iedereen zich veilig moet voelen in de organisatie. En omdat we een organisatie zijn die er is voor heel Nederland en dus ook heel Nederland wil vertegenwoordigen. Daarnaast kan de Douane met deze aanpak ook goed gebruikmaken van het diverse talent op de arbeidsmarkt. Team 3 verantwoordelijk voor ons diversiteits- en inclusiebeleid.
Team 4: Leiderschap & Cultuur
Goed leiderschap en dus goed voorbeeldgedrag draagt bij aan een open cultuur waarin samenwerking en ontwikkeling centraal staan. En aan een veilige werkomgeving. Dit vindt de Douane belangrijk. Daarom werkt team 4 aan het veranderprogramma Leiderschap & Cultuur. Onder het programma vallen allerlei activiteiten, zoals een startprogramma voor managers en trainingen in managementvaardigheden
Team 5: Communicatie
Team Communicatie gaat over de interne en externe communicatie van de Douane. Het team bestaat uit 3 afdelingen: Advies, Content en Media & werkbezoeken. Advies is onder andere verantwoordelijk voor het geven van communicatieadvies over grote thema’s, zoals ondermijning en e-commerce. De adviseurs werken daarnaast aan arbeidsmarktcommunicatie, campagnes zoals ‘wijs op reis’, corporate communicatie, huisstijl en reputatie en onderzoek.
Content maakt verschillende soorten content. Zoals blogs voor het intranet, deze website of Douane inZicht. Maar ook video’s, foto’s en grafische producten, bijvoorbeeld voor onze sociale media. Media & werkbezoeken is verantwoordelijk voor de woordvoering en de organisatie van werkbezoeken.
Team 6: Projecten & Programma’s
Het team ondersteunt projecten en programma’s die niet ICT-gerelateerd zijn met capaciteit op het gebied van project- en programmamanagement. Dus met projectleiders en programmamanagers. Bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wetgeving of nieuwe manieren van controleren.
Douane Landelijke Serviceorganisatie (DLSO)
De directeur bedrijfsvoering is ook de opdrachtgever voor de Douane Landelijke Serviceorganisatie (DLSO) en eindverantwoordelijk voor de DLSO. DLSO is als interne Shared Service Organisatie de gespecialiseerde dienstverlener voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken bij de (regionale) kantoren van de Douane en bestaat uit circa 250 medewerkers.